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7 dicas para organizar as finanças do condomínio

Postado em 22 de setembro de 2016 às 11:26.

Como você administra suas finanças pessoais no dia a dia? Sem dúvida, para não ficar com a corda no pescoço, as suas palavras de ordem são controle e organização. Na administração de um condomínio, um síndico não pode pensar diferente, principalmente porque a responsabilidade é ainda maior. Além disso, o cuidado com a organização e a transparência são muito importantes. Por isso, temos algumas dicas essenciais para a organização adequada das finanças de um condomínio.

Em primeiro lugar, é preciso ter a consciência de que a administração de um condomínio é um trabalho desenvolvido individualmente, mas com o pensamento coletivo. Isso porque o síndico administra praticamente sozinho – e dizemos praticamente porque em algumas situações conta com a ajuda do subsíndico, do conselho e, até mesmo, dos moradores em decisões que precisam ser tomadas coletivamente – mas precisa tomar decisões para o bem de todos os moradores.

Tamanha responsabilidade exige praticidade, organização e muita transparência nas atividades.

A seguir, separamos boas dicas que todos os administradores de condomínio precisam saber para manter a organização financeira do seu condomínio:

1. Faça uma análise dos registros da gestão anterior

Ao assumir a gestão, verifique algumas informações importantes, como:

  • Se o valor depositado corresponde ao Balancete
  • Se o pagamento e os valores das contas correspondem às datas das mesmas
  • Se há algum valor a ser registrado

É importante verificar com atenção os registros e atividades da gestão anterior para que a sua administração não seja comprometida. Depois dessa verificação, crie uma pasta nova para os registros dos seus fluxos financeiros.

 

 2. Planejamento é imprescindível

Existem algumas despesas que ocorrem todos os meses. Algumas são fixas, como as despesas com funcionários, outras são variáveis, como as tarifas públicas (que podem sofrer reajustes ou variar o valor de um mês para o outro).

Além dessas despesas recorrentes, é preciso estar preparado financeiramente para outras que podem ocorrer ao longo da administração como: manutenções de elevador e sistema de segurança, compra de material de limpeza, limpeza de reservatórios, recarga de extintores, etc.

 

 3. Diário de caixa ou livro caixa

Essa é a peça fundamental para a organização das finanças.

É nesse livro que o administrador vai registrar, detalhadamente, toda a movimentação financeira, dando relevante importância à transparência e clareza de onde foi investido o dinheiro do condomínio.

 

 4. Poupança ou fundo de reserva

Mesmo com todas as previsões, os imprevistos também são certos e algumas despesas surgem de forma inesperada. Por isso, determinar um valor reservado para demandas emergenciais é fundamental para evitar taxas extras.

É claro que manutenções mais onerosas como, por exemplo, a pintura da fachada, acabam sendo distribuídas nas taxas mensais, mas pequenos imprevistos podem ser resolvidos com o fundo de reserva.

 

 5. Considere os condôminos inadimplentes

Sempre vão existir condôminos inadimplentes e esse desfalque deve fazer parte do planejamento financeiro de um condomínio.

Não dá para ter uma ideia de quantos condôminos vão atrasar o pagamento naquele mês, mas um bom gestor coloca no seu planejamento os inadimplentes crônicos, considerando que não poderá contar com aquele valor. Quando os inadimplentes acertam essas contas, o dinheiro pode ir para o fundo de reserva.

É importante lembrar que, mesmo contando que essas inadimplências não vão atrapalhar o planejamento financeiro do condomínio, quando ocorre a demora no pagamento dos valores atrasados, o melhor caminho é tentar uma negociação, ao invés da cobrança judicial, que é mais lenta.

 

 6. Realizar reuniões

As reuniões são importantes para fazer uma prestação de contas e também para tomar decisões que precisam ser definidas por todos os condôminos. Como dissemos anteriormente, o administrador não possui autoridade suficiente para tomar todas as decisões sozinho.

E não se esqueça: algo fundamental nessas reuniões é a ATA, na qual deverão ser registradas todas as decisões daquele dia.

 

 7. Controlar os gastos

Apesar de todas essas dicas serem importantes para organizar as finanças do condomínio, o grande segredo mesmo é bem simples: nunca gastar mais do que o condomínio arrecada.

Com todas essas informações bem alinhadas, não tem como se perder na organização das finanças do seu condomínio.

 

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